Hôm nay là một ngày đẹp trời, với 1 chủ đề siêu siêu hot. Đó là….SẮP XẾP FILE TRÊN LAPTOP CHO NGĂN NẮP?

Tại sao phải sắp xếp dữ liệu?

Okay, bất kỳ ai bắt đầu quá trình dùng máy tính cũng gặp vấn đề này. Khi bắt đầu những năm tháng sinh viên, tôi đối mặt với vấn đề này khi bắt đầu đẻ ra những file với tốc độ chóng mặt, tài liệu học, video bài giảng, hình ảnh tài liệu, các bài luận ngắn… Và phương pháp tổ chức file của tôi lúc đó là: ĐẶT TẤT CẢ LÊN DESKTOP. Với triết lý đó, cứ mỗi tuần tôi sẽ gom đống rác vừa xả trên desktop bỏ vào 1 folder tên là “linh tinh”. Thế là xem như bàn làm việc đã được dọn dẹp.

https://media.giphy.com/media/OQrx03s8VwOl7XmfiZ/giphy.gif

Sau 1 thời gian tự spam chính mình, hậu quả bắt đầu tới khi tôi muốn tìm và tái sử dụng các file đó. Tìm trên Desktop không có, bắt đầu mò sang folder Download, ổ D, Document, thậm chí là … lục thùng rác. Với quy trình này, tôi mất 10 phút để tìm 1 file. Đó là nếu may mắn nhớ mình lưu file đó tên gì, nếu không….con số là vô cực. Vô cùng cực!

https://media.giphy.com/media/QBGqqaOt8qKCHJdVw3/giphy.gif

Tạm gác quá khứ lại một bên. Bây giờ hãy nghĩ đến 1 chiếc laptop, ở đó Desktop sạch sẽ thoáng mát, tất cả file được sắp xếp logic, chỉ cần 10 giây để tìm ra bất cứ chiếc file nào. Mỗi lần tải về hoặc tạo 1 file mới, trong vòng 2 hô hấp có thể biết phải lưu ở đâu, đặt tên gì. Tất cả được đồng bộ, truy xuất trên tất cả các thiết bị. 5 năm sau, bạn sẽ có 1 khối dữ liệu khổng lồ được sắp gọn như sách trong thư viện. Tất cả là thành quả quá trình làm việc của bạn, minh chứng cho 1 kẻ chăm chỉ và khôn ngoan. Chứ không phải 1 đống rác 5 năm chưa đổ.

https://media.giphy.com/media/d3mlE7uhX8KFgEmY/giphy.gif

1 bộ dữ liệu được lưu trữ khoa học sẽ giúp bạn:

  • Tăng hiệu suất: tốc độ làm việc sẽ tăng lên, giảm thời gian tìm kiếm, giảm gap giữa công việc
  • Tạo cảm hứng làm việc: Khi đã có nền móng và cấu trúc file vững chắc, cứ mỗi ngày thấy dữ liệu của mình được đổ vào, điều đó mang lại 1 cảm hứng khó tả, như chính ngôi nhà của bạn đang được nâng cấp, tô điểm, không còn là 1 nguồn stress vô hình khi thấy desktop ngày càng chật chội.
  • Giúp lưu trữ lâu dài: Hạn chế tối đa việc mất file, dữ liệu được đồng bộ trên cloud nên dù laptop hỏng, mất laptop vẫn có thể khôi phục. Hạn chế những file “mồ côi” trôi dạt và mất hút trong 1 biển rác. Chục năm sau vẫn có thể dễ dàng tìm kiếm.

→ Đủ hào hứng chứ. Let’s go

https://media.giphy.com/media/oymRV1UYQWLFNM78Xe/giphy.gif

Direction Step by Step

Lựa chọn nền tảng đám mây

Bạn sẽ cần 1 dịch vụ lưu trữ đám mây. Dịch vụ này giúp đồng bộ tự động tất cả các file trên máy tính của bạn với cloud. Điều này cho phép truy cập những file đó trên bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Tính thống nhất tuyệt đối, chỉ cần trong file bạn thêm một dấu chấm, trên cloud cũng sẽ update thêm 1 dấu chấm. Bạn không còn lo về việc mất máy tính, ổ đĩa hỏng,… có thể mở file bằng điện thoại hoặc mượn laptop của bất kỳ ai cũng có thể truy cập file của mình. Chỉ cần có tài khoản google. Quá tiện!

Các dịch vụ cloud phổ biến hiện tại:

  • Google drive (Free 15GB)
  • Ondrive (Free 5GB)
  • Dropbox (Free 5GB)

Với tôi hợp lý nhất vẫn là Google Drive, với mức dung lượng free cao, kèm theo tốc độ đồng bộ tương đối tốt. 15GB là đủ đáp ứng nhu cầu cá nhân. Nếu cần lớn hơn, bạn có thể bỏ thêm 1 ít tiền để nâng cấp lên gói 100GB

https://www.techsignin.com/wp-content/uploads/2017/09/google-drive-bi-khai-tu-1.jpg

Hãy tải về phần mềm Backup and Sync của Google Drive. Sau khi cài đặt, Drive sẽ hiển thị 1 thư mục trên chính máy tính của bạn. Tất cả những gì lưu trong thư mục này, đều được đồng bộ lên Google Drive. Tôi chỉ nói sơ lược, về phần kỹ thuật làm thế nào, anh em chịu khó google thêm :)))

Okay, vậy là xong phần setup nền tảng.

Cấu trúc tổ chức dữ liệu

Đây là phần quan trọng nhất, quyết định bố cục của kho dữ liệu của bạn trông thế nào.

Bạn mới tải 1 bộ phim trên Youtube về và muốn lưu lại. Bạn sẽ lưu nó ở đâu?

Ví bộ phim đó là 1 quả táo. Vậy thì quả táo đó phải nằm trên 1 nhánh nhỏ nào đó của thân cây đúng không? Nhánh nhỏ đó sẽ lại thuộc 1 cành lớn, cành lớn sẽ nối vào thân cây và tất cả gom về gốc cây. Đó là cách cây táo phân bố quả. Táo sẽ không mọc trên gốc hay thân, thỉnh thoảng mọc trên cành và đa số là lủng lẳng ở nhánh cây. Quả không tập trung ở 1 cành mà được rải đều các nhánh nhỏ. Một cách phân bố rất hợp lý, giúp cây phân phối chất dinh dưỡng đều cho toàn bộ cây.

https://images.pexels.com/photos/574919/pexels-photo-574919.jpeg?auto=compress&cs=tinysrgb&dpr=2&h=750&w=1260

Cách phân bố dữ liệu cũng cần phải chia theo kiểu hình “cây” như vậy. Thư mục Google Drive chính là gốc cây. Tất cả dữ liệu, đều quy về gốc này. Bạn sẽ lưu file đó ở đâu đó trong Google Drive, không đâu khác được.

https://i.pinimg.com/originals/70/0f/2b/700f2b6d6ad7ed601fb6a89e4275b2a3.jpg

Từ gốc cây này, tiếp tục nghĩ. Thân cây của mình sẽ mọc ra những hướng nào?

Đối với tôi, thân cây gồm có:

  • Công việc
  • Học tập
  • Giải trí
  • Cuộc sống

https://i.pinimg.com/originals/7f/f0/53/7ff05345d224cc9ac8d13bba2777ca1d.jpg

Để phân chia được thành những thân cây lớn này, hãy nhìn lại thói quen tạo và lưu trữ dữ liệu của mình. Cách chia của tôi là theo những danh mục lớn của cuộc sống hàng ngày. Hoạt động nào sẽ tạo ra nhiều dữ liệu, thì nó sẽ nằm trong 1 thư mục riêng.

Nếu nó là 1 bộ phim giải trí, bạn sẽ lưu nó đâu đó trong thư mục giải trí. Nhưng nếu nó là 1 phim tài liệu cho quá trình học đường lối cách mạng thì nó phải nằm trong thư mục “Học tập”. Còn nếu là 1 phim quảng cáo khách hàng gửi trong quá trình research thì nó lại nằm trong mục “Công việc”

Chỉ cần đến đây thôi, bạn đã có thể thấy sự khác biệt giữa để tất cả file ở desktop so với phân loại rõ từng hạng mục rồi. Tuy nhiên. Bạn có thể nâng cấp mức độ chi tiết thêm 1 đến 2 tầng nữa. Ví dụ tiếp tục với mô hình của tôi:

https://i.pinimg.com/originals/19/52/73/195273cd4222f9c7bdb0f9da64c11e34.jpg

Ở level này, bạn có thể thấy cấu trúc đã chi tiết hơn. Bất cứ 1 file nào cũng sẽ có chỗ dành riêng cho nó. Việc tìm kiếm sẽ trở nên tiện lợi hơn rất nhiều. Về cách thức để phân chia, rất khó để tổng quát được. Bạn cứ chia làm sao cho các thư mục được định nghĩa rõ ràng, không chồng chéo. Trong quá trình sử dụng, nếu thấy thư mục nào đó dư thừa, có thể gộp lại. Nếu thấy thiếu, bạn có thể thêm vào.

Dĩ nhiên bạn có thể phát triển thêm các nhánh nếu thích, giả sử như ở nhánh “Side Project”, mình sẽ lưu những dự án cá nhân của mình. Trong đó mỗi dự án sẽ là 1 thư mục riêng để phân biệt. Bên trong gồm các nội dung khác cũng sẽ được phân khu khác để tiện cho việc tìm kiếm sau này. Nhưng lời khuyên là, đừng nên chia quá nhỏ và quá nhiều nhánh. Giữ mọi thứ đơn giản. Việc mỗi lần cần 1 file nào đó mà phải click 1 chục cái thì dù có rõ ràng đến đâu cũng rất dễ nổi phát điên.

https://media.giphy.com/media/iiD22fqgXUGKy7ZfDe/giphy.gif

Shortcut (lối tắt)

Nếu bạn thường xuyên phải mở 1 thư mục nào đó, ví dụ thư mục “Đường lối cách mạng”, Nếu bình thường bạn phải vào google drive, chọn “Học Tập”, chọn tiếp “Đại học”, chọn tiếp “Năm 2”, rồi mới thấy thư mục “Đường lối cách mạng”. Vì đang làm bài thuyết trình cho môn này nên cần mở liên tục để lấy file, lưu file. Mỗi lần lại tốn 5 cái click chuột.

Giải pháp cho vấn đề này là tạo Shortcut (lối tắt). Nghĩa là đường truy cập nhanh vào thư mục đó, bạn có thể trưng cái đường tắt này lên “mặt bàn” – Desktop để tiện cho việc ra vô, khi nào không dùng nữa thì xóa lối tắt đi. Đây mới chính là cái công dụng của thứ gọi là Desktop.

Đặt tên File

Tôi không thuộc trường phái đặt tên 1 file kèm theo 1 đống thuộc tính, thông tin dài ngoằng. Trừ khi công việc bắt buộc phải vậy. Chỉ có 1 số lưu ý đối với việc đặt tên thôi: